Privacybeleid

1.1KadrHR ('wij', 'ons' of 'onze') beheert het KadrHR-beheerplatform dat toegankelijk is op kadrhr.com en app.kadrhr.com (het 'Platform'). Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy van alle personen wier persoonsgegevens wij verwerken. Wij verkopen nooit persoonsgegevens en voeren alle verwerkingsactiviteiten uit in strikte naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving.

1.2Dit Privacybeleid is van toepassing wanneer wij optreden als Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens van onze websitebezoekers, Platformgebruikers en potentiële klanten; dat wil zeggen wanneer wij de doeleinden en middelen van de verwerking van die persoonsgegevens bepalen.

1.3Wanneer KadrHR werknemersgegevens verwerkt namens zijn Klanten (Bedrijfsadministratoren en HR-managers), treedt KadrHR op als Verwerker en treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke. In dergelijke gevallen regelt het eigen privacybeleid van de Klant de relatie tussen de Klant en zijn werknemers.

1.4Dit Beleid is van toepassing op: (a) Bedrijfsadministratoren en HR-managers die namens hun organisatie toegang hebben tot het Platform; (b) werknemers en personen wier gegevens binnen het Platform worden beheerd door onze Klanten; (c) sollicitanten die sollicitaties indienen via openbare vacaturepagina's op app.kadrhr.com; en (d) bezoekers van kadrhr.com.

1.5Onze website en ons Platform bevatten privacycontroles die van invloed zijn op hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. U kunt deze controls gebruiken om marketingvoorkeuren op te geven en de publicatie van uw informatie te beperken.

1.6Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van onze gerechtvaardigde belangen, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen dergelijke verwerking door contact met ons op te nemen via info@kadrhr.com.

2.1'Wij', 'ons' en 'onze' verwijzen naar het KadrHR-platform, geregistreerd in de Republiek Oezbekistan, actief op kadrhr.com en app.kadrhr.com.

2.2Voor vragen over dit beleid of onze gegevenspraktijken kunt u contact opnemen met ons Gegevensbeschermingsteam via info@kadrhr.com.

3.1In dit Artikel 3 zetten wij uiteen: (a) de categorieën persoonsgegevens die wij kunnen verwerken; (b) de bron van dergelijke gegevens; en (c) de doeleinden waarvoor wij deze verwerken.

3.12Verstrek ons geen persoonsgegevens van een andere persoon tenzij wij u daar specifiek om vragen, en alleen wanneer u het wettelijke recht heeft om die gegevens te delen.

4.1Wij gebruiken de persoonsgegevens beschreven in Artikel 3 voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: om alle Platformmodules te verstrekken, te beheren, te onderhouden en te verbeteren (Workspace, Bedrijf, Projecten, Aanwezigheid, Salaris, Werving, Rapportage en Instellingen)
• Salarisverwerking: om salarisberekeningen uit te voeren, onkostendeclaraties en kasvoorschotten te beheren en loonstrookjes te genereren namens Klanten
• Aanwezigheidsbeheer: om aanwezigheidsgegevens te registreren, te verwerken en weer te geven, waaronder in-/uitchecktijden, te laat komen en afwezigheden
• Wervingsactiviteiten: om vacatures te beheren, kandidaatsollicitaties te ontvangen via openbare links op app.kadrhr.com, de planning van sollicitatiegesprekken te ondersteunen en wervingsprocessen te beheren
• HR-analyses en Rapportage: om rapporten te genereren in alle modules, waaronder Projectrapporten, Werknemersrapporten, Vacaturerapporten en Kandidaatrapporten
• Accountbeheer: om Accounts te beheren, Abonnementsbetalingen te verwerken en factureringscommunicatie te verzenden
• Klantenondersteuning: om te reageren op ondersteuningsverzoeken, Platformproblemen te onderzoeken en op te lossen
• Beveiliging: om ongeoorloofde toegang, fraude en beveiligingsdreigingen te detecteren, te voorkomen en hierop te reageren
• Wettelijke Naleving: om te voldoen aan toepasselijke wetten, regelgevende vereisten en rechtmatige overheidsverzoeken
• Servicecommunicatie: om servicemeldingen, beveiligingswaarschuwingen en Platformupdates te verzenden
• Marketingcommunicatie: om promotionele inhoud en productupdates te verzenden — alleen wanneer de Klant toestemming heeft gegeven en deze op elk moment kan intrekken

4.2Wij kunnen persoonsgegevens ook verwerken wanneer dit noodzakelijk is: (a) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen; (b) om verzekeringen of professioneel advies te verkrijgen of te handhaven; of (c) wanneer dit vereist is door toepasselijk recht of om vitale belangen te beschermen.

5.1Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen in overeenstemming met de AVG en gelijkwaardige kaders:

• Contractuele Noodzaak (Art. 6(1)(b) AVG): verwerking vereist voor het leveren van de Platformdiensten op grond van onze overeenkomst met de Klant
• Gerechtvaardigde Belangen (Art. 6(1)(f) AVG): verwerking voor Platformbeveiliging, fraudepreventie, productontwikkeling, analyses en klantrelatiebeheer, waarbij deze belangen niet worden overschreden door individuele rechten
• Wettelijke Verplichting (Art. 6(1)(c) AVG): verwerking vereist om te voldoen aan toepasselijke wetten, waaronder belasting-, arbeids- en gegevensbeschermingsregelgeving
• Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): voor directmarketingcommunicatie en nieuwsbriefabonnementen. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking
• Bijzondere Categorieën — Uitdrukkelijke Toestemming (Art. 9(2)(a) AVG): voor biometrische gegevens verwerkt via integraties van aanwezigheidsapparaten. De Klant dient deze toestemming van werknemers te verkrijgen vóór activering

5.2Klanten, als Verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens van hun werknemers, zijn verantwoordelijk voor het identificeren en documenteren van hun eigen rechtsgrondslag voor elke verwerkingsactiviteit binnen hun Workspace.

6.1De analysefuncties van het Platform (Bedrijfsdashboard, Rapportagemodule) verwerken werknemers- en HR-gegevens om statistische outputs te genereren zoals leeftijdsverdeling, geslachtsverdeling, afdelingsverdeling, aanwezigheidstrends en KPI-statistieken. Deze analyses worden aan de Beheerders van de Klant gepresenteerd als informatieve dashboards ter ondersteuning van managementbeslissingen.

6.2KadrHR neemt geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of personen significant beïnvloeden zonder menselijke beoordeling. Alle Platformanalyses zijn hulpmiddelen voor menselijke besluitvormers; de eindverantwoordelijkheid voor HR-beslissingen blijft bij de Klant.

6.3Klanten die de Platformanalyses gebruiken om beslissingen over werknemers te onderbouwen, moeten ervoor zorgen dat zij voldoen aan de toepasselijke wetten inzake geautomatiseerde besluitvorming en profilering in hun jurisdictie.

7.1Wij verkopen, verhuren of verhandelen persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid aan derden.

8.1De primaire servers van het Platform bevinden zich in de Republiek Oezbekistan. Persoonsgegevens kunnen internationaal worden overgedragen in verband met Sub-verwerkerdiensten (zoals cloudinfrastructuur of e-mailbezorging) of bij het verlenen van diensten aan internationale Klanten.

8.2Voor overdrachten van persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) of het Verenigd Koninkrijk, implementeren wij passende waarborgen, waaronder door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractuele Clausules (SCC's), of gelijkwaardige wettelijk erkende overdrachtsmecanismen. Klanten kunnen een kopie van de toepasselijke overdrachtsgaranties opvragen door contact op te nemen via info@kadrhr.com.

8.3Voor overdrachten naar andere jurisdicties passen wij beschermingen toe die gelijkwaardig zijn aan die in dit Beleid en voldoen wij aan de toepasselijke lokale wetgeving inzake gegevensoverdracht.

9.1Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk voor de doeleinden beschreven in dit Beleid, in overeenstemming met de volgende bewaartermijnen:

• Actieve Accountgegevens: bewaard voor de duur van het actieve Abonnement
• Na Beëindiging: Klantgegevens worden 30 dagen na beëindiging van het account bewaard om gegevensexport mogelijk te maken, waarna ze permanent en veilig worden verwijderd
• Financiële en Salarisadministratie: 5 jaar bewaard om te voldoen aan de Oezbeekse belasting- en boekhoudwetgeving (of gelijkwaardige perioden voor internationale Klanten zoals vereist door lokaal recht)
• Kandidaatgegevens Werving: maximaal 2 jaar bewaard na afronding van een wervingsproces, tenzij lokaal arbeidsrecht een langere bewaartermijn vereist of dit met de Klant is overeengekomen
• Beveiligings- en Toegangslogboeken: maximaal 12 maanden bewaard voor beveiligingsonderzoek en fraudepreventiedoeleinden
• Wettelijke Bewaring: gegevens die onderworpen zijn aan actieve juridische procedures of regelgevingsonderzoek worden bewaard totdat de zaak volledig is opgelost

9.2Waar het niet mogelijk is om van tevoren een vaste bewaartermijn te specificeren, bepalen wij de passende bewaartermijn op basis van het verwerkingsdoel en de toepasselijke wettelijke vereisten.

9.3Klanten kunnen om vroegtijdige verwijdering van specifieke gegevens verzoeken door contact op te nemen via info@kadrhr.com. Wij zullen verwijderingsverzoeken honoreren onder voorbehoud van toepasselijke wettelijke bewaarverplichtingen.

10.1Afhankelijk van uw locatie en het toepasselijke recht kunnen u of uw werknemers de volgende rechten hebben met betrekking tot persoonsgegevens:

• Recht op Inzage (Art. 15 AVG): een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, inclusief informatie over hoe deze worden gebruikt
• Recht op Rectificatie (Art. 16 AVG): correctie verzoeken van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
• Recht op Verwijdering (Art. 17 AVG): verwijdering verzoeken van persoonsgegevens wanneer er geen rechtsgrondslag voor bewaring bestaat ('recht om vergeten te worden')
• Recht op Beperking (Art. 18 AVG): verzoeken dat wij onze verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden beperken
• Recht op Gegevensportabiliteit (Art. 20 AVG): uw persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (JSON of CSV) wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst
• Recht van Bezwaar (Art. 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, inclusief profilering voor analytische doeleinden
• Recht om Toestemming in te Trekken: toestemming op elk moment intrekken voor verwerking op basis van toestemming (bijv. marketingcommunicatie), zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking
• Recht om niet Uitsluitend aan Geautomatiseerde Beslissingen te worden Onderworpen: indien van toepassing, bezwaar maken tegen beslissingen die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking worden genomen en die rechtsgevolgen of significante effecten op u hebben
• Recht om een Klacht in te Dienen: een klacht indienen bij uw nationale Gegevensbeschermingsautoriteit — bijv. de AP (Nederland), ACM (België/NL), ICO (VK), CNIL (Frankrijk), DPC (Ierland) of de relevante autoriteit in uw land

10.2Klanten die rechten in eigen naam willen uitoefenen, dienen contact op te nemen met info@kadrhr.com. Werknemers die hun rechten willen uitoefenen, dienen in eerste instantie contact op te nemen met hun werkgever (de Klant), aangezien de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke is voor werknemersgegevens. KadrHR zal Klanten technische assistentie verlenen om dergelijke verzoeken te honoreren.

10.3Wij zullen reageren op alle verifieerbare rechtenverzoeken binnen 30 kalenderdagen. Wij kunnen deze termijn voor complexe verzoeken verlengen tot 60 dagen, in welk geval wij u binnen de initiële termijn van 30 dagen zullen informeren over de verlenging en de reden daarvoor.

10.4Voor inwoners van Californië: de CCPA verleent het recht te weten welke persoonlijke informatie wordt verzameld, het recht om persoonlijke informatie te verwijderen, het recht om u af te melden voor de verkoop van persoonlijke informatie (wij verkopen geen persoonlijke informatie) en het recht op non-discriminatie bij het uitoefenen van privacyrechten.

11.1Onze website op kadrhr.com en het Platform maken gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën. Wij gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:

• Strikt Noodzakelijke Cookies: essentieel voor Platformauthenticatie, sessiebeheer, CSRF-bescherming en beveiliging. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld en vereisen geen toestemming
• Functionele Cookies: gebruikt om gebruikersvoorkeuren, taalinstellingen en Workspace-configuraties tussen sessies te onthouden
• Analytische Cookies: gebruikt om gebruikspatronen van de website en het Platform te analyseren en de prestaties te verbeteren. Alleen toegepast met uw voorafgaande toestemming

11.2Wanneer u onze website of het Platform voor het eerst bezoekt, wordt u gevraagd in te stemmen met niet-essentiële cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment bijwerken via de cookie-instellingen op het Platform.

11.3U kunt cookies ook beheren via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van het Platform kan beperken. Raadpleeg de helpdocumentatie van uw browser voor meer informatie over het beheren van cookies.

12.1Wij implementeren robuuste technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging:

• Versleuteling: AES-256-versleuteling van alle data in rust; TLS 1.2+-versleuteling van alle data in transit
• Toegangscontroles: strikte op rollen gebaseerde toegangscontroles via de Rolbeheermodule van het Platform; toegang beperkt tot geautoriseerd personeel op een need-to-know-basis
• Authenticatie: ondersteuning voor multi-factor authenticatie (MFA) beschikbaar voor alle Gebruikersaccounts
• Back-ups: geautomatiseerde dagelijkse versleutelde back-ups bewaard voor minimaal 30 dagen met geteste herstelprocedures
• Beveiligingstests: regelmatige penetratietests, kwetsbaarheidsbeooordelingen en beveiligingsaudits
• Incidentrespons: een gedocumenteerd responsplan voor datalekken met meldingsprocedures die voldoen aan de 72-uur AVG-meldingsvereiste voor toezichthouders en een 24-uur meldingsverplichting aan Klanten

12.2Ondanks deze maatregelen kan geen op internet gebaseerde dienst absolute veiligheid garanderen. In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico vormt voor de rechten en vrijheden van personen, zullen wij getroffen Klanten binnen 24 uur informeren en, indien vereist, relevante Gegevensbeschermingsautoriteiten binnen 72 uur.

13.1Het Platform is niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

13.2Als een Klant gegevens uploadt met betrekking tot een minderjarige werknemer (bijvoorbeeld een minderjarige die in overeenstemming met de toepasselijke arbeidswetgeving voor kinderen in hun jurisdictie is aangesteld), draagt de Klant de volledige verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de rechtmatigheid van een dergelijke verwerking. Als KadrHR er kennis van neemt dat gegevens van een minderjarige zonder rechtsgeldige grondslag zijn geüpload, zullen wij een onderzoek instellen en kunnen wij dergelijke gegevens verwijderen.

14.1Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze gegevenspraktijken, technologie, wettelijke vereisten of bedrijfsvoering te weerspiegelen. Wij zullen materiële wijzigingen communiceren via e-mailmelding aan de geregistreerde Beheerder van de Klant en/of een prominente kennisgeving binnen het Platform, ten minste 14 dagen voordat de wijzigingen van kracht worden.

14.2Het herziene Beleid toont de bijgewerkte ingangsdatum. Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum wordt beschouwd als aanvaarding van het bijgewerkte Beleid.

14.3Als u het niet eens bent met wijzigingen in dit Beleid, dient u het gebruik van het Platform te staken en contact met ons op te nemen om uw opties te bespreken, inclusief het verwijderen van gegevens.

15.1Voor vragen, rechtenverzoeken of zorgen over dit Privacybeleid of onze gegevensverwerkingspraktijken kunt u contact opnemen met:

15.2Wij zetten ons in om privacyzorgen snel op te lossen. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, heeft u het recht om te escaleren naar uw nationale Gegevensbeschermingsautoriteit. EU/VK-Klanten kunnen rechtstreeks contact opnemen met hun lokale toezichthouder.